دستگاه حضور غیاب باشگاه

دستگاه حضور و و غیاب باشگاه چیست؟
با وجود روند رو به افزایش تعداد ورزشکاران و علاقه‏ ی بیش از حد به ورزش و تناسب اندام، این روزها تعداد افرادی که به باشگاه می‎روند، بیشتر از گذشته شده است. با افزایش تعداد مشتریان، مدیریت باشگاه ها برای پرسنل سخت‎تر می‌شود. به خصوص در مورد حضور غیاب پرسنل و ورود و خروج ورزشکارانی که در رشته‎های ‎مختلف ثبت‌نام کرده‏اند، این کار به سختی انجام می‏شود. با وجود تعداد زیاد کلاس ها و چندین پرسنل فعال در باشگاه، مدیر باشگاه گاهی دچار سردرگمی و اشتباه می‎شود. خطای انسانی هم که در هیچ کاری بعید نیست.
دستگاه حضور غیاب باشگاه همان دستگاه کنترل اکسس است. با این تفاوت که کنترل اکسس در سازمان‌ها تنها برای حضور و غیاب کارکنان اداری کاربرد دارد. اما این دستگاه به همراه نرم افزار مدیریت باشگاه به نحوی طراحی شده است که برای مجموعه‌های ورزشی سفارشی سازی شده است تا استفاده‌ی بیشتری از آن داشته باشند.

دستگاه کنترل تردد یا حضور غیاب با تکنولوژی روز دنیا پیش رفته است. به همین دلیل می‎تواند کلیه‏ ی نیازهای مدیران باشگاه‌ها را پاسخ بگوید. از مزیت های این سیستم می توان به ارائه‏ ی گزارشات مالی و صندوق، گزارشات تحلیلی و آماری مربوط به باشگاه، ثبت برنامه‎های تمرینی و رژیم غذاییِ ورزشکاران و … اشاره کرد.
یکی از قابلیت‎های ‎برجسته‌ی این سیستم که شامل مجموعه‎ی کاملی از نرم افزار و سخت افزارهای مدرن است، مدیریت از راه دور باشگاه است. به طوری که مدیر باشگاه می تواند با نصب نرم افزارِ نسخه‏ ی موبایل بر روی تلفن همراه خود، تمامی امور مربوط به تردد ورزشکاران، ورود و خروج پرسنل، گزارشات تحلیلی، برنامه‏ی رژیم غذایی، گزارشات مالی و … را تحت نظر داشته باشد. حتی اگر مدیر در سفر خارج از کشور هم باشد، می‎تواند همه ‏ی این موارد را تحت نظر داشته باشد.
همچنین نرم افزار دارای یک نسخه برای ورزشکاران است. با کمک این نرم افزار، ورزشکار می تواند گزارشات مربوط به ثبت‏ نام، آمار جلسات، شهریه‏ ی باشگاه، برنامه‏ ی تمرینی و رژیم غذایی را به راحتی دریافت کند.
تجهیزات مدرن باشگاه که دستگاه حضور غیاب و نرم افزار مدیریت یکی از آنهاست، به همراه مجموعه ای کامل از نرم افزارها عمل می کند. در مجموع این دو بخش به عنوان «سیستم اتوماسیون مجموعه ی ورزشی» نامگذاری می شود.
همه این تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری، همچون یک سیستم عمل می‎کنند. این دو بخش مکمل یکدیگر هستند. نرم افزارهای اتوماسیون باشگاهی، بر روی کامپیوتر نصب می شوند. از سوی دیگر دستگاه حضورغیاب و گیت کنترل تردد، بدون وجود نرم افزارهای مدیریت باشگاه، عمل نمی‏ کنند.
بدیهی است با وجود چنین سیستمی که شامل دستگاه حضور غیاب و نرم‎افزار مدیریت باشگاه در کنار یک گیت کنترل تردد باشگاهی است، ورود افراد ناشناس و کسانی که شهریه‌ی خود را پرداخت نکرده‏ اند، به داخل سالن باشگاه غیرممکن می‌شود.
بدون وجود سیستم اتوماسیون مجموعه‏ ی ورزشی، حتی با وجود آمارگیری، به طور دقیق مشخص نمی‏شود کدام یک از افراد حاضر در سالن مجاز به ورود و کدام یک غیرمجاز بوده‎اند. این امر زمانی اهمیت پیدا می‎کند که قصد محاسبه‌ی دقیق درآمد ماهیانه ‏ی باشگاه را داشته باشید. مشتریان مجاز قطعاً با پرداخت شهریه قادر به عبور از دستگاه گیت هستند. در نتیجه می‌توان به راحتی درآمد باشگاه را محاسبه کرد.
توجه به اینکه روش های دریافت شهریه در باشگاه‌ها به اشکال مختلفی (اعتباری، دوره‌ای، تعداد ساعات کلاس و یا روزانه) صورت می گیرد، محاسبه دقیق در آن‌ها می تواند با استفاده از دستگاه حضور غیاب به همراه مجموعه نرم افزارهای مربوطه، به راحتی انجام شود.

با وجود دستگاه کنترل تردد باشگاهی و نرم افزار اتوماسیون مجموعه ورزشی، به مدیریتِ بهتر باشگاه کمک می کند. از سوی دیگر به دلیل اینکه خدمات رسانی‎ به نحوه بهتر برای مشتریان و ورزشکاران اهمیت زیادی دارد، با کمک این سیستم می توان رضایت مشتریان را جلب کرد. در نتیجه اعتبار باشگاه و تعداد مشتریان آن افزایش می یابد.
نحوه‌‌ی عملکرد دستگاه حضور غیاب و نرم افزار اتوماسیون مجموعه ورزشی به این صورت است که اپراتور مجموعه ورزشی از طریق نرم افزار ورزشکاران را ثبت نام می کند و برای آن ها تعیین می کند که تا چه زمانی می توانند از خدمات باشگاه استفاده کنند. سپس برای آن ها زمان‌بندی کرده و میزان شهریه را مشخص می کند.
همچنین این قابلیت وجود دارد که ورزشکاران از طریق نرم افزار نسخه موبایل، قبل از اتمام دوره‌ی خود، درخواست تمدید دوره را اعلام کند.
در نرم افزار موبایلی که برای ورزشکاران طراحی شده است، تعداد روزها و ساعات حضور در باشگاه ورزشکاران مشخص می‎شود. با این روش تمامی اطلاعات مورد نیاز ورزشکاران در سیستم اصلی باشگاه ثبت می‎شود. سپس سیستم برای ورزشکاران یک کد عضویت تعیین می‎کند. این کد عضویت برای استفاده از کلیه‏ی خدمات باشگاه کاربرد دارد.
دستگاه حضور غیاب باشگاه به همراه نرم افزار مدیریت باشگاه به 4 طریق عمل می کند:
– مچ بند
– کارت FRID
– اثرانگشت
– تشخیص چهره

در باشگاه ممکن است از یکی از این روش ها برای ورود و خروج ورزشکاران و کنترل تردد استفاده شود. نوع استفاده از هر یک از این موارد به نوع تجهیزات مورد استفاده در باشگاه بستگی دارد. این امکان وجود دارد که در صورت تمایل مدیریت باشگاه این سیستم به صورت ترکیبی استفاده شود. برای مثال اثرانگشت و کارت می توانند به طور همزمان با هم استفاده شوند.
برای این روش در زمان ثبت نام ورزشکار، چهره‌ی ورزشکار اسکن و اطلاعات بیومتریک چهره او در سیستم ذخیره می‌شود. زمانی که ورزشکار در مقابل دستگاه تشخیص چهره باشگاهی قرار می‏گیرد، این دستگاه از طریق نرم افزار اتوماسیون ورزشی چهره‏ی او را تشخیص می دهد.
تمامی اطلاعاتی که از سوی سخت‌افزارها (گیت کنترل تردد و دستگاه حضور غیاب) دریافت می‌شود، به نرم‌افزار مدیریت باشگاه ارسال می شود. سپس نرم افزار بررسی های لازم (کنترل اعتبار، تعداد جلسات، زمان‌بندی باشگاه ) را بر روی اطلاعات انجام می‌دهد و بعد دستور تایید یا عدم تایید را برای دستگاه ارسال می‌کند.

یکی از قابلیت‎های ‎دستگاه حضور غیاب یا اکسس کنترل باشگاه به همراه اتوماسیون مجموعه ورزشی، استفاده برای گزارشگیری آنلاین باشگاه است. این دستگاه می‎‎تواند به صورت اتوماتیک و خودکار زمان را ثبت کند. همچنین اطلاعات مربوط به ورود و خروج ورزشکاران و زمان استفاده از تجهیزات و دستگاه ها در دسترس پرسنل قرار می‎‎گیرد. در سیستم‎های ‎سنتی این کار با مشکلات زیادی روبرو بود. باشگاه به تعداد زیادی پرسنل نیاز داشت تا زمان استفاده از دستگاه‌ها را به طور دقیق محاسبه کنند. از سوی دیگر در روش سنتی، باید همه اطلاعات در دفتر یادداشت می‌شد. در نهایت هم گزارشات آماری و تحلیلی وجود نداشت.
یکی دیگر از قابلیت‎هایی این سیستم که شامل دستگاه حضور غیاب باشگاه و نرم افزار مدیریت باشگاه است، یکپارچه سازی فرآیندهای کاری مجموعه باشگاه است. به طوری که تمامی بخش های مختلف باشگاه را به صورت یک شبکه به هم مرتبط می سازد. این قابلیت برای باشگاه های بزرگ کاربرد بیشتری دارد. اگر پرسنل در طبقات مختلف باشگاه باشند، از طریق این سیستم با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.
اگر اعتبار یا دوره‌ی ورزشکاران در یکی از رشته‌های ورزشی به اتمام رسیده باشد، سیستم به طور خودکار دسترسی آ‌ن‌ها را به تمامی قسمت ها محدود می کند.
تعیین دستمزد و حقوق مربیان و سایر پرسنل حاضر در باشگاه یا استخر از طریق دستگاه حضور و غیاب ( اکسس کنترل ) آسانتر می شود. در این صورت بازدهی باشگاه افزایش می‌یابد. حتی مواقعی که مدیر در باشگاه حضور نداشته باشد، با وجود نرم افزار نسخه‌ی موبایل بر روی گوشی خود، می‌تواند از حضور پرسنل و فعالیت‏هایشان مطلع شود.

علاوه بر امکانات مفیدی که سیستم اتوماسیون مجموعه‏ ی ورزشی در اختیار مدیران و پرسنل قرار می‌دهد، مزیت‌های بی‌شمار دیگری هم به همراه دارد. از جمله این مزیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
– از دخالت پرسنل در ثبت زمان حضور غیاب ورزشکاران و کارکنان باشگاه جلوگیری می کند. بنابراین داده‌های این سیستم قابل استناد و بدون خطاست.
– در شرایط لازم می‌توان از اطلاعات این سیستم برای آمار تعداد حاضرین در باشگاه استفاده کرد.
– با وجود سیستم اتوماسیون مجموعه‏ ی ورزشی و اطلاعات بدست آمده از آن در طی دوره‌های زمانی مختلف، می توان ارزشیابی بهتری از عملکرد باشگاه و کارکنان بدست آورد. همچنین میزان افزایش یا کاهش راندمان باشگاه، با بررسی اطلاعات ثبت شده در نرم افزار مدیریت باشگاه به‌راحتی انجام می شود.